Privacybeleid SmaakLink (platform)

Versie 2026-11 · gepubliceerd op 27-10-2026 · Verwerkingsverantwoordelijke: Website-Hosting V.O.F., Conterdreef 1, BE-8920 Poelkapelle, ondernemingsnummer 0690.730.664 — contact: [email protected]. Dit beleid gaat over de gegevens die SmaakLink zelf als verantwoordelijke verwerkt. Bestel je bij een zaak via SmaakLink, dan geldt het privacybeleid van die zaak (link onderaan haar bestelpagina); SmaakLink is daar verwerker volgens de verwerkersovereenkomst.

Wie is verantwoordelijk

Verwerkingsverantwoordelijke: Website-Hosting V.O.F., handelend onder de naam SmaakLink
Adres: Conterdreef 1, BE-8920 Poelkapelle
Ondernemingsnummer: 0690.730.664
Btw-nummer: BE0690730664
E-mail: [email protected]

Voor alle vragen en verzoeken over je gegevens: [email protected].

Welke gegevens en waarom

Accountgegevens van beheerders en medewerkers (naam, e-mail, telefoon, wachtwoord-hash, 2FA-instellingen, inlogtijdstippen): om het beheer te laten werken en te beveiligen. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst. Bewaard zolang de account bestaat.
Zaak- en facturatiegegevens (naam, adres, ondernemings-/btw-nummer, facturen, betalingen): uitvoering van de overeenkomst en de wettelijke boekhoudplicht. Bewaartermijn facturen: 10 jaar (Belgische boekhoudwetgeving).
Akkoord met de voorwaarden en de verwerkersovereenkomst (document, versie, tijdstip, gebruiker, ingekort IP-adres /24 of /48 en browser): bewijs van de overeenkomst (gerechtvaardigd belang). Bewaard zolang de overeenkomst loopt en daarna zolang een vordering mogelijk is.
Technische logs en beveiliging (IP-adres, tijdstip, aanmeldpogingen, supporttoegang): beveiliging en misbruikpreventie. Gerechtvaardigd belang.
Bekende netwerken (tabel known_networks: per gebruiker alleen een gesleutelde hash van het netwerk — IPv4-adres of IPv6 /64 — waarvandaan al eens volledig aangemeld werd): zodat de tablet en het beheer van de zaak blijven werken terwijl een aanval op het account wordt afgeremd. Gerechtvaardigd belang (beveiliging). Verwijderd 180 dagen na het laatste gebruik, meteen bij een wachtwoordwijziging of -reset en bij het einde van de zaak.
E-mails die het platform stuurt (activatielink, facturen, herinneringen, storingsmeldingen): uitvoering van de overeenkomst. Geen commerciële mailings zonder toestemming.

De app SmaakLink Orders (tablet)

De app SmaakLink Orders is bedoeld voor medewerkers van een zaak die SmaakLink gebruikt. Wat er gebeurt:

Aanmelden: de app stuurt je e-mailadres met je wachtwoord (en de 2FA-code als je account die heeft) of met een koppelcode, de toestelnaam die je zelf kiest en het toestelmodel (fabrikant en model) naar SmaakLink. Zo verschijnt het toestel in de toestellenlijst van de zaak (Instellingen › Toestellen). SmaakLink bewaart daarbij het tijdstip en het IP-adres van het aanmelden en van het laatste gebruik, de versie van de app en een sleutel waarmee het toestel zich herkent (alleen als hash).
Bestellingen: de app ontvangt de bestellingen van de zaak, met de klantgegevens die voor de bestelling nodig zijn (naam, telefoonnummer, e-mailadres, leveradres, opmerkingen), en stuurt statuswijzigingen (accepteren, weigeren, klaar) en printresultaten terug. Bestellingen worden niet op het toestel bewaard. De printerinstellingen staan bij SmaakLink, bij de gegevens van de zaak.
Op het toestel: de aanmeldsleutel en de naam van het toestel en van de zaak staan versleuteld opgeslagen (de beveiligde opslag van Android). Ook de laatst bekende printerlijst (naam, IP-adres, kop- en voettekst van de bon) staat daar in de beveiligde opslag, zodat printen ook werkt zonder internet. Daarnaast bewaart de app een lokale printwachtrij (nummers van bestelling en printer, status en eventuele foutmelding, geen klantgegevens) en een overzicht van de afgehandelde printopdrachten, dat 48 uur bewaard blijft zodat een bon niet twee keer print.
Printers: om netwerkprinters te vinden, doorzoekt de app op jouw verzoek (knop Scan netwerk) het lokale netwerk op poort 9100. Bonnen gaan rechtstreeks naar de printer in het netwerk van de zaak, niet via SmaakLink.
Wat de app niet doet: geen gebruik van je locatie, geen advertenties en geen analyse- of trackingsoftware. De app kan een pushtoken (Firebase Cloud Messaging) doorgeven om het toestel bij een nieuwe bestelling te wekken; in de huidige versie staat Firebase uit en wordt er geen token verstuurd.
Afmelden: uitloggen in de app verwijdert de aanmeldsleutel van het toestel, maar meldt het toestel niet af op de server. Om de toegang op de server te beëindigen, trekt de beheerder het toestel in via het webbeheer (Instellingen › Toestellen › Intrekken); een toestel dat 60 dagen niet gebruikt wordt, wordt automatisch afgemeld. Bij het intrekken wordt een eventueel pushtoken gewist. De gegevens op het toestel staan alleen op het toestel en worden niet in een back-up meegenomen; ze verdwijnen wanneer je de app verwijdert. Hoe je je account en gegevens laat verwijderen, staat op /account-verwijderen.

Bewaartermijnen

Gegevens	Termijn	Wat er gebeurt
E-mails die het platform verstuurt	inhoud: meteen na verzending (mislukte e-mails na 30 dagen); verzendgegevens (ontvanger, soort e-mail, status): 90 dagen	gewist / verwijderd
Alle persoonsgegevens van een zaak die SmaakLink niet meer gebruikt	30 dagen na de beëindiging (exporttermijn)	gewist; de fiscale bestelregels blijven geanonimiseerd bewaard
Wat na het wissen van een beëindigde zaak bewust blijft staan	de zaakrij met naam, adres, ondernemingsnummer en contactgegevens: 10 jaar (facturatie, boekhoudwetgeving); het beveiligingslogboek: 12 maanden; het bewijs van akkoord met de voorwaarden en de verwerkersovereenkomst (versie, tijdstip, ingekort IP-adres): zolang een geschil over de overeenkomst mogelijk is; tellers tegen misbruik: 2 dagen	daarna verwijderd met hun eigen termijn
Beveiligingslogboek (inlogpogingen, meldingen, supporttoegang; o.a. IP-adres)	12 maanden	verwijderd
Bekende netwerken per gebruiker van het beheer en de tablets (tabel known_networks: alleen een gesleutelde hash van het netwerk — IPv4-adres of IPv6 /64 — waarvandaan al eens volledig aangemeld werd), zodat de tablet en het beheer van de zaak blijven werken als iemand het account aanvalt	180 dagen na het laatste gebruik	verwijderd; meteen bij een wachtwoordwijziging of -reset en bij het einde van de zaak
Audittrail van wijzigingen in het beheer (wie wijzigde wat)	24 maanden	verwijderd
Tellers tegen misbruik (o.a. IP-adres) en logboek van pushmeldingen	2 dagen (tellers) en 90 dagen (pushlog)	verwijderd
Facturen van SmaakLink aan de zaken en hun gegevens	10 jaar (Belgische boekhoudwetgeving)	bewaard (wettelijke bewaarplicht), daarna verwijderd

Ontvangers en hosting

Gegevens worden gehost in de Europese Unie. Ontvangers: hosting: Website-Hosting V.O.F.; e-mail: Eigen mailbox van Website-Hosting V.O.F. (SMTP) — geen externe e-maildienst; online betalen van de facturen: Mollie B.V.; boekhouding van de facturen: Manager.io (boekhoudsoftware). De volledige, actuele lijst met wat elke partij krijgt en waar ze gevestigd is, staat op /subverwerkers. Er worden geen gegevens buiten de EER doorgegeven, tenzij met passende waarborgen.

Je rechten

Je hebt recht op inzage, verbetering, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Beheerders kunnen hun gegevens zelf aanpassen onder Profiel; voor andere verzoeken mail je [email protected]. Je account en gegevens laten verwijderen kan via Account en gegevens verwijderen. Je kunt ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (België) of de Autoriteit Persoonsgegevens (Nederland).

Beveiliging

Versleutelde verbindingen (TLS), gehashte wachtwoorden, tweestapsverificatie, versleutelde geheimen, dagelijkse back-ups en toegang op basis van rollen (details in bijlage B van de verwerkersovereenkomst). Bij een datalek dat je rechten raakt, verwittigen we je zonder onnodige vertraging.

Cookies en kaarten

Het beheer gebruikt alleen functionele cookies: de sessiecookie en een ondertekend cookie dat je browser na een geslaagde aanmelding als bekend toestel herkent (inlogbeveiliging). De verkoopsite plaatst geen tracking-cookies. De kaart bij Bezorgzones in het beheer laadt kaarttegels rechtstreeks van OpenStreetMap (OpenStreetMap Foundation, Verenigd Koninkrijk — adequaatheidsbesluit): je browser stuurt daarbij je IP-adres en de gevraagde kaartzone; er gaan geen klant- of bestelgegevens mee.