Account en gegevens verwijderen

Geldt voor SmaakLink en de tablet-app SmaakLink Orders (aanbieder: Website-Hosting V.O.F.).

Voor wie

Voor beheerders en medewerkers van een zaak die SmaakLink gebruikt: in het webbeheer en in de app SmaakLink Orders. Bestelde je als klant bij een zaak, dan is die zaak verantwoordelijk voor je gegevens: richt je tot haar (haar privacybeleid staat onderaan haar bestelpagina) of mail ons op [email protected].

Zo vraag je het aan

Mail vanaf het e-mailadres van het account naar [email protected], met als onderwerp Account verwijderen en de naam van de zaak in je bericht.
Wij bevestigen je verzoek en voeren het uit zonder onnodige vertraging, uiterlijk binnen één maand (AVG).

Zelf doen kan een deel:

Een medewerker deactiveren: de beheerder van de zaak kiest in het webbeheer Team en klikt bij de medewerker op uit (Deactiveren). Die persoon kan daarna niet meer aanmelden en haar tablets worden afgemeld. De gegevens van het account worden daarmee nog niet gewist: dat doen wij na een verzoek zoals hierboven. Je kunt jezelf of de laatste actieve beheerder niet deactiveren.
Een tablet afmelden: Uitloggen in de app verwijdert alleen de aanmeldsleutel van het toestel; op de server blijft het toestel actief tot het is ingetrokken. De beheerder trekt het in via het webbeheer bij Instellingen › Toestellen op Intrekken; een toestel dat 60 dagen niet gebruikt wordt, wordt automatisch afgemeld. De gegevens op het toestel staan alleen op het toestel en worden niet in een back-up meegenomen; ze verdwijnen wanneer je de app verwijdert.

De hele zaak opzeggen

Zegt de zaak SmaakLink op, dan kan de beheerder nog 30 dagen inloggen om de gegevens te exporteren; daarna worden alle persoonsgegevens van de zaak automatisch gewist (zie de algemene voorwaarden, artikel 3).

Wat verwijderd wordt

Op jouw verzoek (dat wij nu handmatig uitvoeren) of bij het wissen van de zaak: de accountgegevens (naam, e-mailadres, telefoonnummer, wachtwoord-hash en 2FA-instellingen), de aan het account gekoppelde toestellen (naam, model, IP-adres) en de bekende netwerken. Het account kan daarna niet meer aanmelden.

Wat bewaard blijft en hoelang

De facturen en de gegevens van de zaak die erbij horen (naam, adres, ondernemingsnummer, contactgegevens): 10 jaar, wegens de wettelijke boekhoudplicht.
Het bewijs van akkoord met de voorwaarden en de verwerkersovereenkomst (versie, tijdstip, ingekort IP-adres): zolang een geschil over de overeenkomst mogelijk is.
De bestelregels (gerechten, bedragen, btw) blijven geanonimiseerd bewaard, zonder persoonsgegevens.
Logboeken volgens de bewaartermijnen hieronder; daarna worden ze verwijderd.

Gegevens	Termijn	Wat er gebeurt
E-mails die het platform verstuurt	inhoud: meteen na verzending (mislukte e-mails na 30 dagen); verzendgegevens (ontvanger, soort e-mail, status): 90 dagen	gewist / verwijderd
Alle persoonsgegevens van een zaak die SmaakLink niet meer gebruikt	30 dagen na de beëindiging (exporttermijn)	gewist; de fiscale bestelregels blijven geanonimiseerd bewaard
Wat na het wissen van een beëindigde zaak bewust blijft staan	de zaakrij met naam, adres, ondernemingsnummer en contactgegevens: 10 jaar (facturatie, boekhoudwetgeving); het beveiligingslogboek: 12 maanden; het bewijs van akkoord met de voorwaarden en de verwerkersovereenkomst (versie, tijdstip, ingekort IP-adres): zolang een geschil over de overeenkomst mogelijk is; tellers tegen misbruik: 2 dagen	daarna verwijderd met hun eigen termijn
Beveiligingslogboek (inlogpogingen, meldingen, supporttoegang; o.a. IP-adres)	12 maanden	verwijderd
Bekende netwerken per gebruiker van het beheer en de tablets (tabel known_networks: alleen een gesleutelde hash van het netwerk — IPv4-adres of IPv6 /64 — waarvandaan al eens volledig aangemeld werd), zodat de tablet en het beheer van de zaak blijven werken als iemand het account aanvalt	180 dagen na het laatste gebruik	verwijderd; meteen bij een wachtwoordwijziging of -reset en bij het einde van de zaak
Audittrail van wijzigingen in het beheer (wie wijzigde wat)	24 maanden	verwijderd
Tellers tegen misbruik (o.a. IP-adres) en logboek van pushmeldingen	2 dagen (tellers) en 90 dagen (pushlog)	verwijderd
Facturen van SmaakLink aan de zaken en hun gegevens	10 jaar (Belgische boekhoudwetgeving)	bewaard (wettelijke bewaarplicht), daarna verwijderd

Contact

Vragen over je gegevens of over dit verzoek: [email protected]. Meer over wat we verwerken en waarom staat in het privacybeleid. Je kunt ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (België) of de Autoriteit Persoonsgegevens (Nederland).